Projectsecretaresse implementatie personeelsinformatiesysteem

Wat ga je doen als Projectsecretaresse implementatie personeelsinformatiesysteem?

Als Projectsecretaresse ondersteun je de projectmanagers, teamleiders en medewerkers van de direct betrokken afdelingen bij het project Implementatie Personeelsinformatiesysteem (Support HR, Salarisadministratie, Beheer HR en techniek). Je bent een vaste waarde binnen het projectteam en zorgt ervoor dat alles achter de schermen soepel verloopt. Je werkt zelfstandig, denkt vooruit en neemt initiatief om het implementatieproces te verbeteren.  

Je bent eerste aanspreekpunt voor collega’s én de externe relatie, met name de leverancier van het nieuwe personeelsinformatiesysteem. Je beheert informatiestromen, organiseert bijeenkomsten en bewaakt gemaakte afspraken. Dankzij jouw inzet verlopen vergaderingen efficiënt, zijn agenda’s overzichtelijk en blijven deadlines haalbaar.  

Overige werkzaamheden:  

• Beheren van de agenda’s van de projectmanagers en teamleiders, inclusief prioriteiten stellen en regie voeren daar waar het dit project betreft.  
• Organiseren van vergaderingen en afspraken, inclusief voorbereiding, coördinatie en opvolging.  
• Verzorgen van facilitaire zaken binnen het project.  
• Bijhouden van het test- en opleidingsplan.  
• Verwerken van bestelaanvragen, controleren van facturen en andere administratieve taken daar waar het dit project betreft.  
• Notuleren en organiseren van bijeenkomsten zodat deze soepel en doelgericht verlopen.  
• Zorgen voor heldere communicatie en een goed beheer van interne en externe contacten.  

Hier ga je werken als Projectsecretaresse implementatie personeelsinformatiesysteem

LVNL besteedt op dit moment het personeelspersoneelsinformatiesysteem aan. In 2026 zal LVNL een nieuw personeelsinformatiesysteem implementeren dat op 1 januari 2027 gereed moet zijn.  In aanloop naar 2026 zal de projectondersteuning voorbereid moeten worden. In het eerste kwartaal van 2027 zal er behoefte zijn aan een zorgvuldige projectafronding. Jij hebt daar een belangrijke rol in.  

Je komt te werken bij afdeling Human Resources, een enthousiast team van ca. 25 collega’s. Vanuit deze afdeling zal je contact hebben met diverse betrokkenen bij dit project. Een complexe en innovatieve omgeving waarin jouw ondersteuning het verschil maakt.  

Dit breng je mee

Je bent een zelfstandige, flexibele en nauwkeurige professional met een afgeronde MBO-opleiding in secretariële richting. Je hebt minimaal vijf jaar ervaring in een vergelijkbare rol en weet je weg te vinden binnen formele én informele structuren. Je schakelt makkelijk tussen verschillende niveaus en weet precies wie je waarvoor moet benaderen. Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend en kunt je ook goed redden in het Engels. Je werkt vlot met Office 365 en maakt je nieuwe systemen snel eigen. Je bent een echte regelaar die rust en overzicht brengt, ook als het druk is.  

Vereisten om tot de selectie te worden toegelaten 

• Afgeronde MBO-opleiding (secretaresse) of vergelijkbaar 
• Minimaal 5 jaar relevante werkervaring  
• Uitstekende beheersing van het Nederlands en goede beheersing van het Engels 
• Ervaring met Office 365 (o.a. Word, Excel, Outlook, SharePoint) 

Competenties:  

• Plannen en organiseren –  . Je plant en organiseert zelfstandig taken en deelprocessen die belangrijk zijn om projectdoelstellingen te behalen. 
• Integriteit  –  Je handelt eerlijk en respectvol bij de uitvoering van je eigen werk, en doet dat naar de organisatievoorschriften voor integer handelen en binnen de algemeen aanvaarde sociale en ethische normen.  
• Initiatief tonen – Je bent proactief en doet voorstellen voor verbetering (van de afdeling) en neemt initiatief voor de realisatie hiervan.  
• Kwaliteitsgerichtheid – Je stelt hoge eisen aan de kwaliteit van je eigen werk, je hebt oog voor detail en onderneemt actie om de kwaliteit van je werk te verbeteren.  
• Communicatieve vaardigheid – Je brengt complexe zaken helder over, afgestemd op contacten van verschillend niveau, zowel binnen als buiten de organisatie. Je communiceert helder, ook met technisch georiënteerde collega’s. 
• Mentale weerbaarheid – Je blijft kalm en vriendelijk onder druk en past je makkelijk aan veranderingen aan. 

Dit bieden we jou

Je komt te werken in een professionele en vakkundige organisatie, binnen een bedrijf in een unieke en boeiende omgeving. Zo verbinden we Nederland al meer dan negentig jaar met de rest van de wereld.   

• Een functie van 20 uur per week op de afdeling Human Resources; 
• In verband met het tijdelijke karakter van de implementatie gaat het om een tijdelijk contract vanaf medio november 2025 tot 1 april 2027;  
• Een salaris (op basis van 38 uur) met een maximale uitloop tot € 4.336,- bruto per maand (inschaling vindt plaats afhankelijk van ervaring en opleiding) (F-7, maximaal trede 11);  
• 28 vakantiedagen met de mogelijkheid om extra verlof bij te kopen;   
• Een eindejaarsuitkering, vakantiegeld en reiskostenvergoeding;   
• Wij werken minihrmaal drie dagen per week op kantoor, voor deze functie van 20 uur zien wij je graag altijd op kantoor;   
• Pensioenfonds voor overheid en onderwijs (ABP);   
• Tegemoetkoming in de ziektekostenverzekering;   
• Een actieve personeels- en jongerenvereniging;   
• Een fitnessruimte die 24/7 open is en een bedrijfsrestaurant.

Wat vinden wij belangrijk?

Het succes van Luchtverkeersleiding Nederland is mede afhankelijk van de inzet en deskundigheid van haar medewerkers. We willen een afspiegeling zijn van de maatschappij en zijn op zoek naar mensen met een diversiteit aan achtergronden en ervaringen om gezamenlijk een krachtig team te kunnen vormen. We streven nadrukkelijk naar een betere m/v-verhouding binnen een inclusieve organisatie. LVNL biedt medewerkers een uitdagende en innovatieve werkomgeving waar zij een goede balans kunnen vinden tussen werk en persoonlijk leven.

Je komt te werken in een professionele en vakkundige organisatie. Als bedrijf in een unieke en boeiende omgeving, zijn we trots dat we ieder moment van de dag zorgen voor een veilige en vlotte afhandeling van luchtverkeer en zo Nederland al meer dan 90 jaar verbinden met de wereld.

Wil je meer weten?

Voor vragen over de vacature kun je contact opnemen met Brian Grolman, Recruitment Business Partner, via brian.grolman@lvnl.nl/06 - 41691575 of Stan Truijens, projectmanager HR via s.a.j.truijens@lvnl.nl/06 - 53313937.    

Enthousiast geworden? We zien je sollicitatie graag tegemoet! Reageer snel door je cv en motivatie te uploaden. De vorm van de motivatie is aan jou, kies wat bij jou past. Indien je kiest voor een videopitch, upload dan een document met een link naar de video.  

LVNL vacatures

Wil je verder kijken naar andere vacatures bij LVNL? Check de openstaande vacatures om te zien welke rol bij jou past. De mogelijkheden zijn diverser dan je denkt!